Zuletzt aktualisiert: September 16, 2021

Steht mal wieder eine neue Dienstreise an, gilt es, alle notwendigen Vorbereitungen zu treffen. Um das eigene Unternehmen bzw. den Arbeitgeber angemessen zu repräsentieren, müssen Unterlagen vorbereitet, Meetings abgehalten sowie auch Unterkünfte und Fahrten gebucht werden.

Speziell in den letzten beiden Fällen wartet auf Arbeitgeber und Angestellte jedoch noch eine zusätzliche Aufgabe. Die oft vielerseits ungeliebte Reisekostenabrechnung ist notwendig, um keine Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung zu verursachen. Wie dieser Schritt funktioniert und welche besonderen Dinge dabei berücksichtigen werden müssen, wird in diesem Ratgeber ausführlich behandelt.

Das Wichtigste in Kürze

  • Eine Reisekostenabrechnung beinhaltet all jene Kosten, die während getätigten Dienstreisen angefallen sind. Dabei kann es sich um Unterkünfte, Fahrtpreise und auch Nebenkosten handeln.
  • Um Kosten für eine Dienstreise geltend machen zu können, muss diese bestimmte Anforderungen erfüllen. Innerhalb der jeweiligen Stadtgrenze findet der Begriff beispielsweise keine Anwendung.
  • Abrechnungspauschalen für die Reisekostenabrechnung sind nicht immer gleich gestaffelt. Bei Reisen ins Ausland empfiehlt sich daher die Kontaktaufnahme mit dem Finanzamt.

Definition: Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung beinhaltet eine Aufschlüsselung spezieller Betriebsausgaben. Es handelt sich dabei um jene Kosten, die während eines Außendienstes beruflicher Natur anfallen. Je nach Ausmaß, Entfernung und anderen Rahmenbedingungen kann die Aufstellung sehr unterschiedlich ausfallen.

In diesem Zusammenhang sind einige Details vorhanden, die unter keinen Umständen unberücksichtigt bleiben dürfen. Auf den ersten Blick kann dies durchaus für Verwirrung sorgen. Werden die einzelnen Aspekte jedoch übersichtlich dargestellt, wird dir die Reisekostenabrechnung weniger kompliziert als angenommen vorkommen.

Ratgeber: Wichtige Fragen zum Thema Reisekostenabrechnung ausführlich beantwortet

In Zusammenhang mit einer Reisekostenabrechnung sehen sich Laien üblicherweise mit ungelösten Fragen konfrontiert. Damit du diesbezüglich in Zukunft keine Zeit mehr verlierst, gehen wir in weiterer Folge genauer auf jene Ungereimtheiten ein. Dadurch bist du sowohl für die erste Abrechnung als auch alle weiteren Dokumentationen in Zukunft abgesichert.

Wann ist eine Reisekostenabrechnung erforderlich?

Eine Reisekostenabrechnung musst du grundsätzlich jedes Mal durchführen, wenn du für deinen Arbeitgeber eine Dienstreise vornimmst. In diesem Zusammenhang sind jedoch auch Abgrenzungen unbedingt zu berücksichtigen. Dies betrifft in etwa die Distanz. Liegen zwischen deiner Arbeitsstätte und einem Kunden nur wenige Kilometer, führst du hiermit lediglich eine klassische Auswärtstätigkeit aus.

Auch örtliche Begrenzungen sind in diesem Zusammenhang entscheidend. Um als Dienstreise klassifiziert zu werden, müssen sich Kundentermine außerhalb der eigenen Stadt bzw. der Gemeinde befinden. (Bildquelle: pixabay / 12019)

Grundsätzlich müssen in Rahmen jener Reisen auch Personen außerhalb der eigenen Unternehmensstruktur besucht werden. Führt dich dein Weg allerdings zu einer Niederlassung bzw. anderen Zweigstelle deines Arbeitgebers kannst du eine Ausnahme geltend machen. Eine Abrechnung der angefallenen Spesen ist dann zulässig, wenn die Strecke dorthin wesentlich länger ist als zu deiner eigentlichen Arbeitsstätte.

In Zusammenhang mit dem Zeitraum gilt, dass bis zu einem Aufenthalt von drei Monaten eine Kostenaufstellung notwendig ist. Überschreitest du diesen Zeitraum, wird daraus eine „regelmäßige Arbeitsstätte“. Wechselst du über jene Zeitspanne jedoch zwischen mehreren Niederlassungen, fällt die Regelung ebenfalls aus.

Welche Aufwendungen können in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden?

Um eine Reisekostenaufstellung durchzuführen, ist Gründlichkeit das oberste Gebot. Hier geht es nicht nur darum, keine Problem beim Finanzamt zu verursachen, sondern auch getätigte Ausgaben entsprechend gültig zu machen. Daher solltest du in jedem Fall alle erhaltenen Rechnungen und Quittungen bei dir aufbewahren. Grundsätzlich bestehen hier vier Kategorien, die unter eine Reisekostenabrechnung berücksichtigt werden können.

Fahrtkosten

Musst du die Dienstreise mit dem PKW antreten, solltest du in jedem Fall ein Fahrtenbuch mit dir führen. Dabei ist nämlich vor allem die Anzahl der zurückgelegten Kilometer entscheidend. Als Richtlinie für die Fahrt mit einem PKW gilt der Wert von 30 Cent pro Kilometer. Im Falle von anderen, motorbetriebenen Fahrzeugen musst du zehn Cent von dieser Zahl abziehen. Seit dem Jahr 2015 werden Mitfahrer von dieser Regelung nicht mehr mit eingeschlossen.

Bei einer Fahrt mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann der Ticketpreis inklusive Zuschläge geltend gemacht werden.

Aufwendungen dieser Art können als Werbungskosten bei der Steuer geltend gemacht werden. Angewendet wird dabei eine entsprechende Pauschale, die das Finanzamt nach der Übermittlung der Steuererklärung auszahlt.

Übernachtungen

Auch wenn du Kosten für eine längere Unterkunft tragen müsst, ist eine Berücksichtigung als Betriebsausgabe möglich. Wird der Hotel- oder Gastwirtaufenthalt vom Arbeitnehmer gezahlt, muss das Unternehmen die aufgewendeten Kosten an dich retournieren.

Die Grundvoraussetzung ist allerdings, dass du hierfür kein Zahlungsmittel nutzt, welches in irgendeiner Form mit der Firma zusammenhängt. Um die Abrechnung im Nachhinein entsprechend durchführen zu können, musst du dir auch in jenem Fall Rechnungen ausstellen lassen. (Bildquelle: pixabay / stevepb)

Für Übernachtungskosten findet der ermäßigte Steuersatz von 7% Anwendung. Um deiner Buchhaltung die Arbeit erleichtern zu können, solltest du hier auf eine spezielle Art der Rechnungslegung bestehen. Alle anfallenden Kosten müssen idealerweise nach Umsatzsteuer aufgeschlüsselt werden. Übernachtungen und sogenannte „Business-Pakete“ in Unterkünften sind in diesem Zusammenhang üblicherweise mit verschiedenen Prozentsätzen ausgestattet.

Unter Umständen ist es auch möglich, dass du während deines Aufenthalts noch weitere Services in Anspruch nimmst. Dies betrifft in etwa ein Frühstück, Abend- oder Mittagessen bzw. auch eine Kleiderreinigung oder Gebühren für einen Parkplatz. In diesem Fall ist es nicht notwendig, eine separate Kostenaufstellung durchzuführen. Hier kommt eine sogenannte Service-Pauschale zum Einsatz, welche grundsätzlich auf 20 Prozent bemessen wird.

Eine steuerfreie Erstattung ist aus rechtlicher Sicht bis zu einem Wert von 20 Euro pro Nacht möglich. Diese Möglichkeit zur Erstattung obliegt jedoch ausschließlich dem Arbeitgeber.

Verpflegungsmehraufwände

Geht es um die Reisekostenabrechnung, gehört das Thema Verpflegungsmehraufwände sicherlich zu den komplizierteren Teilbereichen. Geht es schließlich darum, solltest du dir einen Grundsatz auf jeden Fall merken. Im Gegensatz zu den vorher erwähnten Aufwendungen darfst du hier nicht die tatsächlichen Ausgaben als Betriebskosten ansetzen.

Der Kostenersatz für Speisen und Getränke unterliegt einem Pauschalsatz, welcher sich nach den vergangenen Stunden richtet. Damit überhaupt eine Berücksichtigung anfällt, muss der Aufenthalt mindestens 8 Stunden betragen. Ab jenem Wert bis hin zu 24 Stunden beläuft sich dieser Wert nun seit dem 1.1.2020 auf 12 Euro. Ab einer Abwesenheit von mehr als einem vollen Kalendertag ist die höhere Pauschale von 28 Euro anzuwenden. Bei mehrtägigen Aufenthalten musst du für den Ab- und Anreisetag pauschal jeweils 14 berechnen.

In diesem Zusammenhang solltest du beachten, dass ein Tag immer von Abreisezeitpunkt bis 24 Uhr eingetragen werden muss. Erst der Folgetag wird mit der vollständigen Stundenanzahl festgehalten.

Abhängig von den jeweiligen Rahmenbedingungen deines Unternehmens, kann eine Außendienstreise auch im Ausland stattfinden. Hier gestaltet sich die Erfassung für die Daten der Reisekostenabrechnung etwas komplizierter. Das Prinzip von kleiner und großer Pauschale findet dabei ebenso seine Anwendung – für die jeweiligen Reiseziele musst du allerdings unterschiedliche Werte einplanen. Während bei Aufenthalten in China 40 bis ca. 80 Euro üblich sind, beträgt die Pauschale für Übernachtungen in Japan über 200 Euro.

Bevor du deine Dienstreise außerhalb des Landes antrittst, solltest du dich der Einfachheit über die Rahmenbedingungen erkundigen. Im Normalfall kann dir dein örtliches Finanzamt diesbezüglich auf die Sprünge helfen.

Reisenebenkosten

Bei der Abrechnung mit dem Arbeitgeber kannst du in weiterer Folge auch weitere Aufwendungen unter der Kategorie „Reisenebenkosten“ anführen. Welche Arten von Kosten dabei geltend gemacht werden können, ist von der jeweiligen Situation abhängig. Typische Kostenfelder sind dabei jedoch:

  • Kosten für Dienstelefonate
  • Gebühren fürs Parken oder eine Maut
  • Pauschalen für die Gepäckaufbewahrung

In diesem Rahmen besteht für dich jedoch auch die Möglichkeit, etwaige Schadensfälle als Reisenebenkosten zu nennen. Hast du beispielseise einen Verkehrsunfall, kann die Regelung unter genauer Beobachtung seine Anwendung finden. Sollten dir Gegenstände abhanden gekommen sein, ist eine Rückerstattung für berüfliche als auch private Utensilien möglich. Die Grundvoraussetzung dafür ist jedoch, dass du jene Gegenstände ausschließlich für den beruflichen Zweck mit dir mitgeführt hast.

Müssen bei der Erstellung einer Reisekostenabrechnung formale Vorgaben eingehalten werden?

Müssen für den amtlichen Gebrauch notwendige Dokumente erstellt werden, sind aus dieser Richtung üblicherweise auch entsprechende Richtlinien vorhanden. Musst du eine Reisekostenabrechnung erstellen, wird davon jedoch nicht Gebrauch gemacht. Es existieren dafür keine angefertigten Formulare – dies bedeutet, dass du deine Kostenliste problemlos auf einem einfachen Blatt Papier aufstellen kannst. Sogar eine handschriftliche Darstellung ist aus rechtlicher Sicht kein Problem.

Trotz mangelnder Vorgaben solltest du dich darum bemühen, einen eigenständig verfassten Vordruck zu verwenden. Ein solches Formular ist wesentlich übersichtlicher und verhinder auch Fehler in der Buchhaltung deutlich besser. (Bildquelle: pixabay / DCG_MAK)

Speziell dann, wenn Dienstreisen öfter als selten vorkommen, solltest du die Erstellung eines automatisierten Systems in Betracht ziehen. Ein einfaches Tabellenprogramm kann dabei schon eine wesentliche Hilfe darstellen. Muss dabei jedoch eine größere Mitarbeiteranzahl berücksichtigt werden, ist die Nutzung einer spezifischen Software in jedem Fall sinnvoller.

Was ist in Kombination mit Reisekostenabrechnungen noch zu beachten?

Obwohl die erwähnten Aspekte die grundlegenden Eckpfeiler zur Reisekostenabrechnung abdecken, sollten diesbezüglich noch weitere Dinge nicht unerwähnt bleiben. Wie bereits zuvor angedeutet, ist eine Reisekostenabrechnung kein Grundrecht, welches verallgemeinernd auf alle Mitarbeiter übertragen werden kann. Individuelle Regelungen diesbezüglich werden im Normalfall im Arbeitsvertrag festgelegt.

Sollte dir im Einzelfall kein Beleg ausgestellt werden, kannst du auch eine selbst erstellte Rechnung bei deiner Abrechnung berücksichtigen. Eine Summe, das Datum sowie die Dauer der Tätigkeit reichen vollkommen aus. Deine persönliche Unterschrift solltest du dabei jedoch nicht vergessen.
Selbst wenn dir die Erstellung einer Reisekostenabrechnung ermöglicht wird, musst du auf verhältnismäßige Ausgaben achten. Verbringst du deinen Aufenthalt im Luxushotel samt teurem Zimmerservice, kann sich dein Arbeitgeber, legitim aus rechtlicher Sicht, auch gegen eine Rückzahlung aussprechen.

Fazit

Die Reisekostenabrechnung bringt jedem Beteiligten etwas – die Buchhaltung, sowie du und dein Arbeitgeber erhalten dadurch sehr klare Verhältnisse, was finanzielle Rahmenbedingungen angeht. Rechtliche Probleme mit dem Finanzamt können dadurch ebenfalls leichter umgangen werden. Um eine korrekte Abwicklung durchzuführen, ist jedoch nicht nur eine geordnete Sammlung und Aufbewahrung der Belege notwendig.

Die angewendeten Pauschalbeträge bzw. auch andere Rahmenbedingungen werden laufend, für gewöhnlich in Jahresabständen, angepasst – aus diesem Grund lohnt es sich, diese stets im Blick zu behalten. Inkorrekte Abrechnungswerte können sich sowohl innerhalb des Unternehmens als auch auf rechtlicher Seite schnell sehr negativ auswirken.

Weiterführende Literatur: Quellen und interessante Links

[1] https://www.akademie-herkert.de/reisekosten-blog.de/spesensaetze/

[2] https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2019-11-15-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2020.html

Bildquelle: pixabay / Pamjpat

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